V tomto článku
1. Spíšte, čo si zákazník rezervuje
Pri konzultácii môže stačiť voľný človek. Pri servisnom zásahu treba aj vybavenie a čas na presun. Pri školení rozhoduje kapacita miestnosti aj lektora. Každú službu opíšte cez zdroje, ktoré musí mať k dispozícii naraz.
- Dĺžka služby a prestávka pred ňou alebo po nej.
- Pracovník, miestnosť, zariadenie a prípadná pobočka.
- Počet účastníkov a maximálna kapacita.
- Minimálny predstih, otváracie hodiny, dovolenky a blokované termíny.
2. Rozlíšte žiadosť, blokáciu a potvrdenie
Odoslanie formulára nemusí znamenať potvrdený termín. Dohodnite si stavy, ktoré uvidia zákazníci aj recepcia. Pri platbe vopred určite, ako dlho zostane termín blokovaný a čo sa stane po vypršaní času.
Ilustračný príklad: dvaja zákazníci súčasne vyberú ten istý termín jedného pracovníka. Pri dokončení môže uspieť len jeden. Druhý musí dostať zrozumiteľnú informáciu a možnosť vybrať iný čas. Túto situáciu treba reálne vyskúšať, nestačí ju uviesť v zozname funkcií.
3. Zmeny a storno patria do základného zadania
Určite, dokedy môže zákazník termín zmeniť alebo zrušiť a kto rieši výnimky. Pri zmene musí systém uvoľniť pôvodnú kapacitu a správne obsadiť novú. Recepcia potrebuje vidieť aktuálny stav aj históriu zásahov.
Pripomienka má vychádzať z platnej rezervácie. Po zrušení sa nemá odoslať správa, ktorá zákazníka volá na pôvodný termín. Ak pracujete so zálohami, spíšte aj postup pri oneskorenej platbe, nedostavení sa a ručnom riešení vrátenia platby.
4. Prepojenia overte pred výberom
Rozhodnite, kde je hlavný záznam rezervácie. Externý kalendár môže slúžiť ako prehľad, ale pri obojsmernom prepojení treba vyriešiť oneskorenie a konflikty. Recepcia aj web musia používať rovnaké pravidlá kapacity.
Nadväznosť na CRM môže doplniť históriu zákazníka a úlohy. Firemný web zase vysvetlí službu ešte pred výberom termínu. Pri platbách a správach si overte možnosti konkrétnej integrácie, pravidelné náklady a postup pri jej výpadku.
5. Hotový nástroj alebo systém na mieru?
Hotový nástroj vyskúšajte na vlastných scenároch, ak zodpovedá vašim službám a kapacitám. Vlastný rezervačný systém má zmysel, keď potrebné pravidlá alebo prepojenia nedokážete rozumne pokryť konfiguráciou. Rozhodnutie má vychádzať zo skúšky procesu.
Porovnajte zavedenie, prenesenie údajov, prevádzku, poplatky za správy a platby aj podporu. Zistite, ako získate export údajov a kto upraví pravidlá pri zmene prevádzky. Nízka vstupná cena sama o sebe nehovorí, koľko práce zostane na recepcii.
Skúška pred ostrým spustením
Použite skúšobné údaje a testovací režim platieb, ak ho integrácia podporuje. Overte tieto situácie a pri každej si zapíšte očakávaný výsledok:
- Bežná rezervácia na mobile aj ručný zápis recepciou.
- Dve súčasné rezervácie posledného voľného termínu.
- Nedostupný pracovník alebo miestnosť a prestávka medzi službami.
- Zmena či storno a zrušenie pôvodnej pripomienky.
- Neúspešná platba, vypršanie blokácie a oneskorené potvrdenie.
- Prístup pracovníka iba k údajom, ktoré potrebuje.
- Export rezervácií a dohodnutý náhradný postup pri výpadku.