Docházkový systém, který sedí na vaše směny

Kdy krabicový docházkový systém nestačí

Docházkový systém v nejjednodušší podobě je píchačka: příchod, odchod, součet hodin. To stačí kanceláři s pevnou pracovní dobou. Jakmile máte směny, lidi na více pracovištích, výjezdy, práci u zákazníka nebo různé příplatky, začnou se krabicová řešení ohýbat přes Excel.

Typický konec měsíce vypadá tak, že vedoucí stahuje export z docházky, doplňuje ručně dovolené, opravuje zapomenuté odchody, dopočítává přesčasy a noční a posílá to mzdové účetní e-mailem. Každý krok je místo, kde vznikne chyba, a mzdová účetní se pak doptává.

Docházka na míru vychází z toho, jak skutečně pracujete: kde se lidé přihlašují, kdo schvaluje, jak se počítají příplatky a kam mají data odejít. Hodí se jako samostatný systém i jako modul informačního systému na míru, kde docházka navazuje na zakázky nebo objekty.

Co říká zákoník práce

Zákoník práce v § 96 ukládá zaměstnavateli vést u každého zaměstnance evidenci pracovní doby, práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti. Docházkový systém tuto evidenci drží na jednom místě s historií změn, takže je jasné, kdo a kdy záznam upravil. Konkrétní povinnosti pro vaši firmu si ověřte u mzdové účetní nebo právníka.

Opatrně s biometrií. Otisky prstů nebo rozpoznání obličeje jsou podle GDPR zvláštní kategorie osobních údajů a jejich použití pro docházku je třeba dobře zdůvodnit. Většině firem stačí mobil, čip nebo tablet u vstupu a biometrii nenavrhujeme, pokud k ní nemáte jasný důvod.