Čo má jednoduché CRM pre živnostníka riešiť
Slovo CRM znie ako nástroj pre obchodné oddelenia s manažérmi a reportmi. Pre živnostníka je to omnoho jednoduchšia vec: jedno miesto, kde sú zákazníci, rozpracované dopyty a dohodnuté termíny. Keď si to všetko pamätáte v hlave, v telefóne a v e-mailoch, funguje to, kým nemáte veľa práce. Keď práce pribudne, začnú sa strácať práve tie dopyty, ktoré by ste radi získali.
Jednoduché CRM pre živnostníkov by preto malo zvládnuť najmä štyri veci. Ak ich nevie, nepomôže. Ak vie oveľa viac, pravdepodobne ho nebudete používať.
- Zoznam zákazníkov s kontaktom, poznámkou a históriou, čo ste si povedali.
- Dopyty a ponuky so stavom: nový, poslaná ponuka, čaká sa, vyhraté, stratené.
- Pripomienky: komu sa ozvať a kedy, bez toho, aby ste si to museli pamätať.
- Prehľad peňazí: čo je vyfakturované, čo zaplatené a čo po splatnosti.
Kedy vám stačí tabuľka
Ak máte do niekoľkých desiatok zákazníkov, pracujete sami a nové dopyty prichádzajú pomaly, tabuľka v Exceli alebo Google Sheets je úplne v poriadku. Stačí mať stĺpce meno, kontakt, čo chce, stav, dátum ďalšieho kroku a poznámka. Raz týždenne tabuľku zoradíte podľa dátumu ďalšieho kroku a viete, komu zavolať.
Tabuľka prestáva stačiť vo chvíli, keď na ňu zabúdate, keď ju upravujú dvaja ľudia naraz alebo keď potrebujete vidieť históriu jedného zákazníka a hľadáte ju v troch súboroch a v e-mailoch. Podrobnejšie sme to rozobrali v článku CRM vs. Excel.
Kedy siahnuť po hotovom jednoduchom CRM
Na trhu je veľa hotových CRM s mesačným predplatným, ktoré majú bezplatnú alebo lacnú verziu pre jedného používateľa. Pre živnostníka, ktorý predáva jednoducho (dopyt, ponuka, zákazka), je to často najrozumnejšia voľba. Nastavíte ho za jedno popoludnie a nič neriskujete.
Pri výbere sa pozerajte na tri veci. Po prvé, či ho viete pohodlne používať v telefóne, pretože väčšinu práce robíte mimo kancelárie. Po druhé, či viete dáta kedykoľvek exportovať, aby ste neboli uväznení u jedného dodávateľa. Po tretie, čo stojí, keď pribudne druhý a tretí človek, lebo cena za používateľa sa pri raste rýchlo sčíta. Ako porovnávať celkové náklady, vysvetľujeme v článku Koľko stojí CRM systém.
Kedy sa oplatí CRM na mieru aj malej firme
Systém na mieru nie je pre každého živnostníka. Oplatí sa vtedy, keď vaša práca nesedí do šablóny obchodného CRM. Typicky ide o remeselníkov a servisy, kde na dopyt nadväzuje obhliadka, zameranie, materiál a výjazd, alebo o firmy, ktoré potrebujú ponuky a faktúry priamo v Pohode bez prepisovania.
Druhý dôvod je rast. Keď z jedného živnostníka vznikne firma s piatimi ľuďmi, pôvodné riešenie sa začne obchádzať. Vtedy má zmysel postaviť systém, ktorý kopíruje váš postup a rastie s vami. Pre takých klientov staviame CRM na mieru, ktoré sa dá ovládať aj jednou vetou, napríklad „Komu som poslal ponuku a neozval sa?“.
Buďme však úprimní: ak je vaším jediným problémom, že zabúdate zavolať späť, systém na mieru nepotrebujete. Pomôže tabuľka s dátumom ďalšieho kroku alebo najjednoduchšie hotové CRM.
Ako CRM zaviesť, aby ste ho naozaj používali
Najčastejší dôvod, prečo CRM u živnostníka skončí prázdne, nie je zlý softvér. Je to príliš veľa polí a príliš veľa krokov. Začnite minimom a pridávajte, až keď vám niečo chýba.
- Prenesiete len aktívnych zákazníkov a otvorené dopyty, nie celú históriu za desať rokov.
- Nastavíte päť stavov dopytu a nie viac.
- Ku každému dopytu zapíšete dátum ďalšieho kroku. To je jediné povinné pole, na ktorom záleží.
- Každé ráno si pozriete zoznam na dnes. Päť minút.
- Po mesiaci vyhodíte polia, ktoré ste nevyplnili ani raz.
Na čo nezabudnúť pri osobných údajoch
Aj živnostník, ktorý si vedie zákazníkov v tabuľke, spracúva osobné údaje a platí preto GDPR. V praxi to znamená evidovať len to, čo naozaj potrebujete, chrániť prístup heslom, nezdieľať súbor cez verejný odkaz a vedieť údaje na požiadanie vymazať. Pri hotovom CRM si overte, kde sú dáta uložené a či má dodávateľ so zákazníkmi zmluvu o spracúvaní. Toto nie je právne poradenstvo, pri nejasnostiach sa poraďte s odborníkom.
Zhrnutie
Jednoduché CRM pre živnostníkov je čokoľvek, čo vám spoľahlivo povie, komu sa ozvať a čo komu dlhujete. Pre jedného človeka s malým počtom zákazníkov stačí tabuľka. Keď prácu robí viac ľudí, zoberte hotové jednoduché CRM. Keď vaša práca nesedí do šablóny alebo potrebujete prepojenie s účtovníctvom, zvážte systém na mieru. Ak neviete, kam patríte, kvíz s ôsmimi otázkami vám dá odhad rozsahu aj ceny.