Prečo firmy začínajú v Exceli (a je to správne)
Tabuľka je zadarmo, každý ju pozná a stĺpce si upravíte za minútu. Pre živnostníka s dvadsiatimi klientmi je často lepšia než akékoľvek CRM. Nie je dôvod kupovať systém na problém, ktorý nemáte.
Excel však nie je navrhnutý ako zdieľaná databáza s históriou, pripomienkami a právami. Kým v ňom pracuje jeden človek, nevadí to. Keď do súboru „zakaznici_final_v7.xlsx“ píšu traja obchodníci, asistentka a majiteľ, začne firma platiť za to, že tabuľka nie je systém.
Porovnanie v siedmich bodoch
- Pripomienky: Excel nepripomenie, že sa máte ozvať klientovi. CRM áno, v správny deň, správnemu človeku.
- História: v Exceli je posledný stav bunky. V CRM celá komunikácia so zákazníkom, kto čo sľúbil a kedy.
- Súbežná práca: v Exceli sa prepisujú verzie a zámky súboru. V CRM pracuje každý na svojom a nič sa nestratí.
- Práva: Excel dáte buď celý, alebo nič. V CRM vidí obchodník svojich klientov, vedúci tím a majiteľ celú firmu.
- Prepojenia: Excel sa do účtovníctva prepisuje ručne. CRM sa napojí na web, e-mail a Pohodu.
- Prehľady: v Exceli ich niekto skladá v piatok večer. V CRM sú aktuálne vždy.
- Odchod človeka: s Excelom na notebooku odchádzajú kontakty. V CRM zostávajú firme.
Sedem príznakov, že vás tabuľka brzdí
Ak ste pri čítaní prikyvovali dvakrát a viac, prechod na CRM sa zvyčajne vráti rýchlo, lebo prestanete strácať dopyty, nie preto, že máte nový softvér.
- Viete o dopyte, ktorý sa stratil, lebo sa naň nikto neozval.
- Existujú dve a viac verzií „hlavnej“ tabuľky.
- Na otázku „koľko máme otvorených obchodov?“ niekto odpovedá o hodinu.
- Údaje z tabuľky sa ručne prepisujú do faktúr alebo cenových ponúk.
- Obchodníci si vedú vlastné poznámky mimo tabuľky.
- Na zistenie, kto s klientom naposledy hovoril, treba telefonovať.
- Tabuľka má viac ako 30 stĺpcov a farebné kódy, ktorým rozumie jeden človek.
Skrytá cena Excelu
Excel nemá licenciu navyše, ale nie je zadarmo. Platíte časom ľudí, ktorí prepisujú, hľadajú a telefonujú, a obchodmi, ktoré „zamrzli“, lebo si na ne nikto nespomenul.
Ilustračný príklad s vymyslenými číslami: ak traja ľudia strávia týždenne každý dve hodiny prepisovaním a hľadaním v tabuľkách, je to 6 hodín týždenne, zhruba 25 hodín mesačne. Keď k tomu pripočítate jeden stratený dopyt mesačne, rozdiel obvykle zaplatí CRM rýchlejšie, než by ste čakali. Pre vlastnú firmu si dosaďte svoje čísla.
Ako vyzerá rovnaká otázka v Exceli a v CRM
Ilustračný príklad s vymyslenými dátami. Majiteľ sa v pondelok ráno pýta: „Komu sme sa 7 dní neozvali?“
V Exceli: niekto otvorí tabuľku, zoradí podľa stĺpca „posledný kontakt“, zistí, že traja obchodníci ho vypĺňajú rôzne, a začne telefonovať. Odpoveď príde okolo obeda a nie je úplná.
V CRM: otázku napíše rovno do systému a dostane zoznam, napríklad Eva K. (9 dní), Tomáš R. (8 dní), Lenka M. (7 dní), spolu s pripravenými správami pre obchodníkov. Celé to trvá pár sekúnd a odpoveď je úplná, lebo každý kontakt sa zapisuje k zákazníkovi, nie do niekoho zošita.
Ako prejsť z Excelu do CRM bez chaosu
Pri našich projektoch prenášame dáta za vás. V jednom z nich sme do nového systému preniesli stovky zákazníkov zo starého CRM. Prvú verziu CRM postavenú nad vzorkou vašej tabuľky dostanete do 24 hodín. Nie ukážku, ale vaše dáta vo vašich fázach.
- Spíšte fázy obchodu, ktoré dnes v tabuľke reálne používate (často sú skryté vo farbách).
- Vyčistite dáta: duplicity, formáty telefónov, prázdne e-maily. Nemusí to byť dokonalé, ale jednotné.
- Rozhodnite, kto je vlastníkom každého klienta.
- Prenesiete všetko naraz, nie postupne. Dva paralelné systémy sú horšie ako jeden zlý.
- Prvý týždeň sledujte len jedno: či sa zapisuje každý nový dopyt.
- Tabuľku po migrácii nastavte len na čítanie.
Čo si z Excelu nechať
Prechod na CRM neznamená zakázať Excel. Tabuľka ostáva výborná na jednorazové analýzy, simulácie cien, rozpočty a export pre účtovníka. Rozdiel je v tom, že zdrojom pravdy o zákazníkoch a obchodoch prestane byť súbor na niečom disku. Ak potrebujete z CRM pravidelné prehľady, nemusíte ich skladať ručne. Dajú sa postaviť ako automatický reporting, viac na stránke dátová analytika.
Keď nechcete, aby ľudia zapisovali
Hlavný argument za Excel je, že ho ľudia poznajú. Najčastejší dôvod, prečo CRM zlyhá, je, že zapisovanie je otrava. Preto staviame CRM, ktoré sa dá ovládať vetou: obchodník napíše „Novák chce ponuku na 3-izbový byt do piatku“ a systém založí klienta, obchod aj pripomienku. Viac o celom riešení na stránke CRM na mieru.