Dva cenové modely: prenájom a vlastné CRM
Hotové cloudové CRM (SaaS) sa takmer vždy platí predplatným za používateľa a mesiac. Cena rastie s každým človekom, ktorého pridáte, a často aj s balíkom funkcií: automatizácie, reporty alebo API bývajú až vo vyšších plánoch. Platíte, kým systém používate. Keď prestanete, zostane vám export.
CRM na mieru sa platí najmä jednorazovo za projekt, k tomu prevádzka (server, zálohy) a podpora či rozširovanie. Cena nerastie s počtom používateľov, ale s rozsahom: koľko procesov, rolí a napojení systém pokrýva. Konkrétne pri projektoch, ktoré sme odovzdali: CRM pre realitky stálo 3 000 €, systém realitnej a investičnej skupiny 4 500 € a systém celej bezpečnostnej agentúry v Česku 4 800 €. Detailný rozpis je na stránke cena CRM.
Čo sa v cenníkoch prehliada
Mesačná cena za používateľa je len časť nákladov. Pred porovnaním si spíšte aj tieto položky:
- Počet používateľov o rok: nielen obchodníci, ale aj vedúci, back office, asistentka či technik v teréne.
- Plán, ktorý naozaj potrebujete: ak kľúčová funkcia (automatické pripomienky, API, práva podľa rolí) je až vo vyššom pláne, počítajte s ním.
- Nastavenie a migrácia dát: prenesenie kontaktov a histórie z Excelu alebo starého CRM.
- Integrácie: napojenie na web, e-mail a účtovníctvo, napríklad Pohodu. Konektory sú niekedy platené zvlášť.
- Čas ľudí: každá hodina ručného prepisovania, ktorú CRM neodstráni, je náklad, aj keď nie je na faktúre.
- Odchod: ako sa dostanete k dátam, ak nástroj zmeníte.
Príklad: celkové náklady za 3 roky
Ilustračný príklad s vymyslenými predpokladmi, nie ponuka ani cena konkrétneho produktu. Firma má dnes 8 ľudí, ktorí pracujú s CRM, a o dva roky ich plánuje 14. Predpokladajme SaaS za 40 € na používateľa a mesiac vo pláne, ktorý obsahuje potrebné funkcie.
Rok 1: 8 × 40 × 12 = 3 840 €. Rok 2: 11 × 40 × 12 = 5 280 €. Rok 3: 14 × 40 × 12 = 6 720 €. Spolu 15 840 € za licencie, bez nastavenia, migrácie a integrácií.
Pri CRM na mieru v rozsahu nášho realitného projektu (3 000 €) k tomu pripočítajte prevádzku a podporu na tri roky. Tú si nechajte vyčísliť konkrétne, podľa rozsahu a toho, kde systém beží. Porovnávate teda 15 840 € plus integrácie proti 3 000 € plus prevádzka. Pri inom predpoklade (napríklad 12 € za používateľa a 3 ľudia) vyjde prenájom lacnejšie, a to je v poriadku.
Vzorec, ktorý si doplníte vlastnými číslami: náklady SaaS = súčet (používatelia v danom mesiaci × cena plánu) + nastavenie + integrácie. Náklady na mieru = projekt + prevádzka × mesiace + rozšírenia.
Kedy sa oplatí prenájom a kedy CRM na mieru
Prenájom hotového CRM dáva zmysel, keď máte málo používateľov a štandardný obchodný proces (dopyt, ponuka, podpis), nepotrebujete napojenie na účtovníctvo, sklad či zákazky a chcete začať hneď, kým si proces ešte ujasňujete.
CRM na mieru dáva zmysel, keď tím rastie a licencie rastú s ním, keď sa CRM musí prispôsobiť vám (pobočky, role, špecifické fázy, ľudia v teréne) a keď chcete obchod spojiť so zákazkami, fakturáciou a ďalšími časťami firmy do jedného informačného systému.
Päť otázok pred podpisom akejkoľvek zmluvy
Či si CRM prenajímate, alebo ho staviate, tieto otázky položte písomne a odpovede si odložte. Rozhodnú o cene viac než prvá strana cenníka:
- Koľko zaplatíme, keď pribudne päť používateľov alebo druhá pobočka?
- Čo presne je v cene a čo sa platí ako rozšírenie alebo vyšší plán?
- Ako a v akom formáte dostaneme všetky dáta vrátane histórie, ak odídeme?
- Kto prenesie dáta z Excelu alebo starého CRM a koľko to stojí?
- Ako rýchlo reaguje podpora a kto rieši zálohy a bezpečnosť?
Ako dostať presnú cenu rýchlo
Presná cena CRM závisí od troch vecí: koľko rolí v ňom pracuje, aké fázy má váš obchod a na čo sa musí napojiť. Nepotrebujete na to polročnú analýzu. Odpovedzte na osem krátkych otázok, ozveme sa s odhadom a prvú funkčnú verziu na vzorke vašich dát uvidíte do 24 hodín. Nie prezentáciu, ale niečo, čo si preklikáte.
Ak ešte zvažujete, či CRM vôbec potrebujete, začnite článkom Čo je CRM alebo porovnaním CRM vs. Excel. Ako prebieha nasadenie, popisujeme na stránke implementácia CRM.