Najprv proces, potom softvér
Najčastejšia chyba pri výbere informačného systému je začať porovnávaním produktov. Každé demo vyzerá dobre, lebo ukazuje ideálny prípad. Váš prípad však nie je ideálny: máte výnimky, terén, pobočky, zvláštne schvaľovanie a účtovníčku, ktorá používa Pohodu 15 rokov a nechce ju meniť.
Kým neviete, ako práca vo firme naozaj tečie, nemáte s čím demo porovnať. Preto prvé tri kroky nie sú o softvéri.
Krok 1 až 3: čo spísať pred prvým dopytom
Tento dokument má jednu až dve strany. S ním viete každému dodávateľovi povedať, čo potrebujete, a každé demo presmerovať na váš prípad.
- Mapa práce: kadiaľ ide zákazka od dopytu po faktúru a platbu. Kto ju odovzdáva komu, v akom nástroji a kde sa zasekáva.
- Zoznam nástrojov: každá tabuľka, program, WhatsApp skupina a papierový formulár. Zvyčajne ich je viac, než si vedenie myslí.
- Tri až päť otázok, na ktoré chce majiteľ poznať odpoveď bez telefonovania: kto nezaplatil, čo meškáme, čo dochádza na sklade, ktoré obchody zamrzli.
Krok 4: hotový systém, alebo na mieru
Hotové informačné systémy a ERP pre SK a CZ trh sú dobrá voľba, keď je váš proces štandardný: obchod s tovarom, sklad, fakturácia. Majú overenú legislatívu a veľa používateľov.
Informačný systém na mieru dáva zmysel, keď firma zarába na tom, čím sa líši: plánovanie smien a objektov, stavby a partie, rekonštrukcie so skladom, správa nájomníkov. Tam by ste hotový systém ohýbali a dopĺňali tabuľkami. Častý kompromis je systém na mieru pre prevádzku a existujúce účtovníctvo napojené cez integráciu. Podrobné porovnanie nájdete v článku Softvér na mieru vs. krabicové riešenie.
Krok 5: otázky pre dodávateľa
- Ukážete mi môj proces na mojich dátach, nie na vzorovej firme?
- Ako sa systém napojí na naše účtovníctvo (Pohoda, Money S3, iné) a kto garantuje, že dáta neprepadnú?
- Je systém pripravený na eFaktúru od 1. 1. 2027, alebo faktúry pôjdu cez účtovný program?
- Ako funguje mobil pre ľudí v teréne?
- Komu patria dáta a v akom formáte ich dostanem, ak odídem?
- Ako sa riadia práva: kto vidí čo?
- Koľko stojí ďalší používateľ, ďalšia pobočka, ďalší modul?
- Kto rieši zálohy a bezpečnosť a ako rýchlo reaguje podpora?
Krok 6: skúška na vlastných dátach
Prezentácia nič neoverí. Požiadajte o funkčnú verziu na vzorke vašich dát: pár zákaziek, zákazníkov a položiek skladu. Nechajte ju preklikať ľudí, ktorí budú systém používať, nie len vedenie. Pri našich projektoch je prvá funkčná verzia hotová do 24 hodín, práve aby ste nerozhodovali podľa slajdov.
Krok 7: celková cena, nie cena licencie
Porovnávajte náklady na tri roky: licencie alebo projekt, nasadenie, migrácia dát, integrácie, školenie, prevádzka a rozširovanie. Pre orientáciu: informačné systémy, ktoré sme dodali, stáli 4 500 € (realitná a investičná skupina od náboru po správu nájmov) a 4 800 € (celá bezpečnostná agentúra od obchodu po fakturáciu). Viac o cene softvéru.
Krok 8: zavádzanie po častiach
Nezapínajte všetko naraz. Začnite oblasťou, ktorá dnes stojí najviac ručnej práce, spustite ju naostro a pridávajte ďalšie. Každá rola má dostať len to, čo potrebuje: technik v teréne mobil s úlohami, účtovníčka doklady, majiteľ prehľad.
Informačný systém a eFaktúra 2027
Ak vyberáte systém v roku 2026, myslite na povinnú elektronickú fakturáciu od 1. januára 2027. Platitelia DPH budú vystavovať faktúry pre firmy ako štruktúrovaný súbor cez digitálneho poštára a prijímať ich musí každá firma. Pre výber systému z toho plynie jedna otázka: kde budú faktúry vznikať?
Buď ich vystaví nový informačný systém priamo, alebo pošle podklady do účtovného programu, ktorý e-faktúru vytvorí a odošle. Obe cesty sú v poriadku, zlé je len nemať to rozhodnuté. Podrobnosti v článku eFaktúra 2027 a na stránke napojenie systémov na eFaktúru.
Kto má vo firme o systéme rozhodovať
Rozhodnutie patrí majiteľovi alebo konateľovi, lebo informačný systém mení spôsob, akým firma funguje, nie len jeden nástroj. Pri výbere však majú sedieť aj ľudia, ktorí budú systém denne používať: vedúci prevádzky, účtovníčka a aspoň jeden človek z terénu. Ak sa ich názor nezohľadní na začiatku, prejaví sa neskôr tým, že budú systém obchádzať tabuľkami.
Pomáha určiť jedného vlastníka projektu vo firme. Nemusí byť technik. Stačí, keď pozná procesy a má právomoc rozhodnúť, čo sa spraví ako prvé.
Chyby, ktoré vidíme najčastejšie
- Výber podľa počtu funkcií namiesto podľa vlastného procesu.
- Rozhodnutie bez ľudí, ktorí budú systém používať.
- Podcenenie migrácie dát a čistenia duplicít.
- Zabudnuté napojenie na účtovníctvo a eFaktúru.
- Snaha spustiť všetky moduly v jeden deň.