Mobilná aplikácia pre technikov v teréne a firmy, ktoré pracujú vonku

Mobilná aplikácia pre technikov v teréne namiesto papierových výkazov

V mnohých firmách deň technika končí večer pri počítači, keď prepisuje papierové výkazy. Niečo sa stratí, niečo sa nedá prečítať a faktúra odíde o týždeň neskôr. Mobilná aplikácia pre technikov v teréne tento krok vynechá: zápis vznikne na mieste a hneď z neho je podklad na faktúru a história zákazky.

Mobilná aplikácia nie je zmenšený firemný systém. Je to nástroj na konkrétnu prácu, ktorá sa robí vonku. Za ňou stojí systém, kde zápisy končia: informačný systém, CRM alebo dochádzka a smeny. Dispečer alebo vedúci v kancelárii vidí v tom istom systéme, kde je ktorá zákazka a čo sa na nej urobilo.

Aplikácie staviame pre iOS aj Android, ako jednu aplikáciu pre obe platformy. Pre servisné firmy máme aj samostatnú stránku softvér pre servisné firmy.

Čo sa zmení pre kanceláriu a dispečing

Aplikácia pre technikov má zmysel len vtedy, keď na druhej strane niekto s jej zápismi pracuje. Dispečer priraďuje zákazky v systéme a technik ich vidí v telefóne. Keď sa plán zmení, napríklad pre urgentnú poruchu, zmena príde technikovi ako notifikácia a dispečer vidí, kto je najbližšie a kto už skončil.

Fakturácia prestane čakať na koniec mesiaca. Keď technik zákazku uzavrie, výkaz, materiál a podpis sú v systéme a faktúru stačí skontrolovať a schváliť. Reklamácie sa riešia rýchlejšie, lebo fotky pred a po a podpísaný protokol sú pri zákazke. Majiteľ vidí, koľko hodín sa odpracovalo, koľko sa vyfakturovalo a kde vznikol rozdiel.

Vedúci servisu získa históriu zariadení u klienta: kedy bola posledná revízia, čo sa menilo a kedy je ďalší termín. Z nej sa dajú plánovať pravidelné kontroly a ponúkať servisné zmluvy, ktoré dnes firmy často strácajú len preto, že nemajú prehľad o termínoch.

Poloha, súkromie a zariadenia

Aplikácia vie zaznamenať, kde bol zápis vytvorený, napríklad na potvrdenie, že práca prebehla u klienta. Sledovanie polohy zamestnancov je však kontrolný mechanizmus, pri ktorom treba dodržať pravidlá Zákonníka práce a GDPR: zamestnancov vopred informovať o rozsahu, spôsobe a dobe kontroly a prerokovať ho so zástupcami zamestnancov, ak ich máte. Odporúčame zaznamenávať polohu len pri zápise, nie nepretržite, a presné nastavenie si overiť s právnikom.

Aplikácia beží na bežných telefónoch. Ak technici pracujú v prachu, vode alebo mraze, oplatí sa odolné zariadenie. Odolné tablety a telefóny do terénu dodáme a nastavíme, pozrite hardvér pre firmy.

Koľko stojí mobilná aplikácia a kedy ju neodporúčame

Cena závisí od počtu obrazoviek, offline režimu a napojení. Aplikáciu väčšinou staviame spolu so systémom za ňou; celé dodané projekty stáli 3 000 až 4 800 €. Viac o cene aplikácií v článku koľko stojí vytvorenie aplikácie a orientačný výpočet v kalkulačke ceny softvéru.

Pri hotovej aplikácii pre terénne služby si dobre spočítajte mesačný poplatok za každého technika na tri roky a overte, či zvládne vaše protokoly a napojenie na sklad a účtovníctvo. Ak áno a proces máte štandardný, môže byť rozumnejšou voľbou a povieme vám to.

Vlastná aplikácia je záväzok na roky: verzie, zariadenia, aktualizácie systémov. Neodporúčame ju, keď ľudia pracujú pri stole, keď ide len o prehľad čísel alebo keď ešte nie je jasný proces, pretože aplikácia by zabetónovala postup, ktorý sa o pol roka zmení. Vtedy stačí mobilná verzia webového systému.

Pri odhade ceny pomôže, ak si pripravíte vzor dnešného papierového výkazu alebo protokolu, zoznam toho, čo technik počas dňa potrebuje vidieť, a informáciu, kde dnes vedie kancelária zákazky a sklad. Z toho vieme rýchlo povedať, čo patrí do prvej verzie a čo môže prísť neskôr.