Kedy je prechod na nové CRM správne rozhodnutie
Staré CRM sa nemení preto, že vyšlo nové. Mení sa, keď ho ľudia obchádzajú, keď nevie to, čo firma potrebuje, keď je drahé pri raste alebo keď dodávateľ skončil s podporou. Ak je jediným problémom zlé nastavenie, skúste najprv upraviť nastavenie. Migrácia je práca navyše a oplatí sa len vtedy, keď nový systém prinesie jasný rozdiel.
Pri systéme pre bezpečnostnú agentúru v ČR sme prenášali stovky zákazníkov zo starého CRM do nového systému, ktorý pokryl aj objekty, smeny, výjazdy a fakturáciu. Postup nižšie vychádza z takejto praxe.
Čo si pripraviť ešte pred výberom nového systému
Migrácia sa začína skôr, než si vyberiete nové CRM. Určte jedného človeka, ktorý za dáta zodpovedá a vie rozhodnúť, čo sa prenáša. Pripravte zoznam polí, ktoré ľudia naozaj používajú, a zoznam tých, ktoré nikto nevyplnil. A zistite, aké exporty starý systém ponúka, v akom formáte a či obsahujú aj históriu a prílohy.
Tieto odpovede ovplyvnia výber nového CRM aj cenu migrácie. Ak starý systém nevie exportovať aktivity, treba s tým počítať vopred, nie až v deň prenosu. Ako postupovať pri výbere, rozoberáme v článku Ako vybrať CRM.
1. Zistite, čo vôbec máte
Urobte si súpis všetkých miest, kde žijú údaje o zákazníkoch: staré CRM, tabuľky obchodníkov, účtovníctvo, e-mailové kontakty, telefóny. Často sa ukáže, že staré CRM obsahuje len časť pravdy a zvyšok je inde. Migrácia je príležitosť to spojiť.
2. Exportujte všetko, aj to, čo neprenesiete
Pred akoukoľvek zmenou spravte úplný export zo starého systému vrátane histórie, poznámok a príloh a uložte ho bezpečne. Overte si, že export je naozaj kompletný. Niektoré systémy exportujú kontakty, ale nie aktivity alebo prílohy. Tento archív je vaše poistenie.
3. Vyčistite dáta pred prenosom, nie po ňom
Čistenie po prenose sa nikdy nestane. Urobte ho pred:
- Zlúčte duplicity. Pri firmách podľa IČO, pri ľuďoch podľa e-mailu alebo telefónu.
- Zjednoťte zápisy: názvy miest, telefónne čísla, stavy obchodov.
- Rozhodnite, čo s neaktívnymi kontaktmi. Starých záujemcov bez vzťahu a bez dôvodu uchovávania netreba prenášať, z pohľadu GDPR je to často aj správne.
- Uzavrite alebo označte staré otvorené obchody, ktoré už nikto neriešil roky.
4. Namapujte polia
Pre každé pole starého systému určte, kam patrí v novom, alebo že ho nepotrebujete. Pozor na rozdiely vo význame: stav „aktívny“ môže v starom systéme znamenať niečo iné než v novom. Voľný text, ktorý obsahuje dôležité údaje, napríklad odvetvie alebo zdroj, sa oplatí preklopiť do výberových hodnôt. Tabuľka mapovania je dokument, na ktorom sa migrácia rozhoduje.
5. Test na vzorke
Neprenášajte všetko naraz. Najprv vzorku, napríklad jedného obchodníka alebo jednu pobočku, a nechajte ľudí, ktorí dáta poznajú, aby ich skontrolovali. Chyby v mapovaní sa ukážu hneď. Pri CRM na mieru dodávame prvú funkčnú verziu do 24 hodín práve na vzorke vašich dát, takže migráciu testujete od prvého dňa.
6. Plný prenos a krátka súbežná prevádzka
Plný prenos naplánujte na obdobie s menšou prevádzkou. Po prenose porovnajte počty záznamov a náhodne skontrolujte niekoľko zákazníkov od začiatku do konca. Súbežná prevádzka starého a nového CRM by mala byť čo najkratšia, ideálne dni, nie mesiace. Staré CRM prepnite len na čítanie, aby do neho nikto nezapisoval.
7. Prepojenia a zapnutie automatík
Až keď dáta sedia, prepojte nový systém s webom, e-mailom a účtovníctvom a zapnite automatické pripomienky. Ak ich zapnete skôr, systém začne posielať upozornenia nad nečistými dátami. Pri prepojení s Pohodou alebo Money S3 overujeme možnosti podľa verzie a licencie. Viac na stránke integrácie a v článku Ako prepojiť CRM s účtovníctvom.
Najčastejšie chyby pri migrácii dát do CRM
Pri migráciách sa opakujú tie isté chyby. Každá z nich sa dá vopred vylúčiť jednoduchým pravidlom:
- Prenos všetkého bez čistenia. Nový systém zdedí chaos starého.
- Žiadny úplný archív. Keď sa niečo stratí, nemáte kam siahnuť.
- Mesiace súbežnej prevádzky, keď ľudia zapisujú do oboch systémov a nikto nevie, kde je pravda.
- Migrácia bez ľudí, ktorí dáta používajú. Chyby odhalia až zákazníci.
Ako získať tím na svoju stranu
Technicky dokonalá migrácia zlyhá, ak ľudia nový systém nechcú. Zapojte obchodníkov do kontroly vzorky dát, ukážte im, čo nový systém robí za nich, a zrušte dvojitú prácu hneď po prechode. Prvé dva týždne majte niekoho, kto odpovedá na otázky a rýchlo opravuje drobnosti. Keď ľudia vidia, že ich pripomienky sa prejavia do pár dní, prestanú sa nového systému báť.