V tomto článku
Najprv určite, čo v CRM vznikne
Formulár môže vytvárať kontakt, firmu, obchodnú príležitosť alebo servisnú požiadavku. Nie je to jedno. Existujúci zákazník môže poslať novú požiadavku a nový kontakt môže patriť k firme, ktorú už evidujete.
Spíšte polia formulára a ich cieľ v CRM. Pri každom určite, či je povinné, ako sa kontroluje a čo sa stane pri chýbajúcej hodnote. Voliteľný telefón nemá spôsobiť odmietnutie celého dopytu, ak ho nepotrebujete na odpoveď.
Použite jednoduchú mapu údajov
| Údaj | Cieľ | Pravidlo |
|---|---|---|
| Kontakt | Kontrola formátu, odstránenie okrajových medzier. | |
| Web firmy | Firma | Voliteľný údaj; odvodený názov si môže používateľ opraviť. |
| Opis potreby | Nový dopyt | Zachovať pôvodný text a väzbu na kontakt. |
| Stránka a kampaň | Zdroj dopytu | Uložiť len dohodnuté údaje; chýbajúci zdroj nesmie blokovať kontakt. |
| ID odoslania | Technický záznam | Rovnaké opakovanie nesmie vytvoriť ďalší dopyt. |
Názvy polí aj dostupnosť zápisu overte v konkrétnom CRM a jeho licencii. Návrh integrácie sa má opierať o skutočné možnosti API alebo podporovaného importu.
Oddeľte duplicitu kontaktu od opakovania prenosu
Ak používateľ po výpadku skúsi odoslať ten istý formulár znova, server môže dostať dva pokusy. Pre jednu rozpracovanú správu použite rovnaký identifikátor odoslania a výsledok opakovaného pokusu rozpoznajte.
To je iný problém než opakovaný záujem rovnakého zákazníka o mesiac neskôr. Druhý dopyt môže byť platná nová obchodná príležitosť. Automatické zahodenie všetkých správ s rovnakým e-mailom by ju stratilo. Pravidlá pre zlučovanie kontaktov a pre opakovanie prenosu preto dohodnite samostatne.
Pripravte sa na nedostupnosť CRM
Pri chybe sa musí dať zistiť, či bola správa prijatá, kam sa uložila a čo treba zopakovať. Ak sa používa fronta na neskorší prenos, potrebuje prehľad nevybavených správ, kontrolované opakovanie a upozornenie pri trvalom zlyhaní.
Návštevník má dostať pravdivý výsledok. Formulár nesmie hlásiť doručenie obchodníkovi len preto, že prešiel klik na tlačidlo. Pri neúspechu zachovajte vyplnené údaje a ponúknite použiteľný ďalší krok. Prihlásenie do CRM a jeho API kľúče patria na server, nie do verejného kódu formulára.
Dopyt musí dostať vlastníka a ďalší krok
Určite, kto nový dopyt preberá, podľa čoho sa prideľuje a kam sa posunie, ak obchodník nie je dostupný. V CRM má byť viditeľný stav, zodpovedná osoba a dátum ďalšieho kontaktu. E-mailové upozornenie je pomôcka; evidencia dopytu musí zostať dohľadateľná aj bez neho.
Pre marketing oddeľte odoslaný formulár, platný dopyt a získanú zákazku. Do analytiky neposielajte obsah správy, e-mail ani telefón v URL alebo názve udalosti. Prehľadný spôsob vyhodnotenia opisuje článok čo merať v marketingu.
Otestujte jednu správu cez celý proces
- Odošlite označenú testovaciu správu a overte potvrdenie na webe.
- Skontrolujte polia, väzby, vlastníka a zdroj priamo v CRM.
- Overte doručenie upozornenia zodpovednej osobe.
- Zopakujte ten istý prenos a skontrolujte, že nevznikla technická duplicita.
- V skúšobnom prostredí overte chybu CRM a následné obnovenie prenosu.
- Zaznamenajte, ako sa dopyt posunie po odpovedi a ako sa označí výsledok.
Pri návrhu CRM na mieru alebo úprave formulára začnite touto cestou. Hotová integrácia znamená použiteľný a dohľadateľný dopyt, nie iba úspešnú technickú odpoveď jedného systému.