V tomto článku
Oddělte cenu licence od ceny zavedení
U hotového CRM se může platit za uživatele, zvolený tarif nebo další moduly. Samostatně může stát nastavení, migrace dat, napojení a školení. U CRM na míru je významnou položkou úvodní vývoj, ale ani vlastní aplikace nefunguje bez provozu a údržby.
Neexistuje poctivá univerzální cena pro firmu bez znalosti rozsahu. Jednoduchá evidence kontaktů a systém propojující obchod, realizaci a účetnictví nejsou stejná zakázka. Proto oddělte dodavatelskou nabídku CRM od tohoto návodu na porovnání nákladů.
Co zahrnout do tříletého rozpočtu
- Jednorázové práce: návrh, konfigurace nebo vývoj, import a vyčištění dat.
- Napojení: vytvoření integrací, potřebné licence a jejich průběžná údržba.
- Lidé: školení a čas zaměstnanců při přípravě, zkouškách a spuštění.
- Pravidelný provoz: licence, hosting, zálohy a podpora podle konkrétní nabídky.
- Růst: další uživatelé, objem příloh, vyšší tarif nebo nové pobočky.
- Změny a odchod: úpravy procesů, export dat a předání jinému dodavateli.
Modelový výpočet pro osm uživatelů
Předpokládejme čistě ilustrativní licenci 650 Kč za uživatele měsíčně. Osm uživatelů na 36 měsíců vyjde na 187 200 Kč. K tomu v příkladu připočtěme zavedení 35 000 Kč, migraci 15 000 Kč a napojení 25 000 Kč. Průběžná podpora za 1 500 Kč měsíčně přidá 54 000 Kč.
Celkem jde o 316 200 Kč za tři roky před započtením interního času a případných dalších změn. Částky jsou modelové vstupy pro názorný výpočet, ne ceny konkrétního produktu ani nabídka AGENCIA. Pro skutečné porovnání použijte stejný základ s DPH nebo bez DPH ve všech nabídkách.
Jak do stejného srovnání zařadit CRM na míru
Použijte vzorec: vývoj + migrace + napojení + 36 × měsíční provoz a podpora + plánované změny. K položkám, které zatím nikdo neocenil, napište „neoceněno“. Nula by vytvářela falešný dojem, že budou zdarma.
Ověřte také, co získáváte: oprávnění k úpravám, dokumentaci, export a způsob předání aplikace. To, že je systém vytvořený na míru, samo o sobě neznamená neomezenou podporu nebo libovolné změny v původní ceně. Podmínky musí být součástí konkrétní nabídky.
Připravte základní a růstový scénář
Vedle dnešních osmi uživatelů propočítejte například dvanáct. V modelu s licencí 650 Kč činí čtyři další uživatelé po celých 36 měsíců rozdíl 93 600 Kč. Pokud přibudou později, počítejte jen měsíce, kdy licenci skutečně využívají.
U vlastního řešení prověřte, zda růst vyžaduje vyšší kapacitu, nové role nebo změny podpory. Nespoléhejte na to, že růst bude bez nákladů. U obou variant si nechte uvést omezení objemu dat a napojení.
Rozhoduje i dosažený výsledek
Levnější CRM nemusí být levnější provoz, pokud tým dál přepisuje objednávky a obchody se ztrácejí bez dalšího kroku. Zároveň dražší systém nezaručuje lepší obchod. Zkoušku spojte s konkrétní prací: převzít poptávku, připravit nabídku, připomenout termín a předat výsledek.
V pilotu měřte čas na tyto úkoly, úplnost záznamů a podíl ručních oprav. Uvolněný čas oddělte od skutečného poklesu výdajů. Finanční přínos nelze prohlásit za dosažený jen proto, že se podařilo koupit levnější licenci.
Co poslat pro smysluplný odhad
Uveďte počet uživatelů a rolí, hlavní pracovní postup, zdroj stávajících dat a názvy systémů k propojení. Přiložte anonymizovaný příklad obchodu. Nejasnosti mohou být součástí krátkého návrhu, nemusíte mít vše rozhodnuto předem.
S výběrem pomůže devět otázek pro CRM. Pro odhad vlastního řešení můžete pokračovat na CRM na míru nebo přes poptávkový formulář.