V tomto článku
Určete hlavní záznam pro každý druh údaje
Kontakty může spravovat CRM, doklady účetní program a sklad samostatný systém. Rozdělení záleží na provozu firmy. Důležité je, aby stejný údaj neměly současně přepisovat dva systémy bez pravidla pro řešení konfliktu.
U každého přenášeného pole určete původ, cíl a okamžik aktualizace. Například oprava fakturační adresy zákazníka nemusí zpětně změnit již vystavené doklady. Tuto výjimku musí znát zadání i test.
Ověřte rozhraní konkrétní instalace
POHODA podporuje výměnu dat přes XML; jednou z možností komunikace je mServer. Podporované agendy a nastavení ověřte podle používané verze a dokumentace STORMWARE.
Money S3 podporuje XML import a export; pro rozšířené přenosy nabízí modul XML DE Profi. Před návrhem si ověřte podporu požadovaných záznamů a párování v dokumentaci Money S3 a rozsah modulu XML DE Profi.
Zapište verzi programu, dostupné moduly, způsob provozu a přístupová oprávnění. Název účetního programu sám o sobě nepotvrzuje, že půjde automatizovat každý požadovaný tok.
Popište jeden přenos od začátku do konce
Modelový příklad: schválená objednávka v CRM připraví podklad pro doklad. Přenos ověří povinná pole a uloží vazbu mezi objednávkou a záznamem v účetnictví. Účetní provede dohodnutou kontrolu a obchodník později uvidí stav úhrady.
Jde o ilustraci, nikoli popis konkrétní zákaznické realizace. Pro vlastní tok doplňte spouštěč, mapování polí, pravidla schválení a cílový stav. Propojení musí respektovat postup, který skutečně používá vaše účetní.
Opakovaný přenos nesmí vytvořit další doklad
Po výpadku může odesílatel zkusit přenos znovu, přestože cílový systém už první požadavek zpracoval. Každý doklad proto potřebuje stabilní identifikátor a uloženou vazbu mezi systémy. Kontrola podle jména firmy nebo částky není spolehlivé párování.
Oddělte technickou chybu od chybějících údajů. Výpadek spojení může mít řízené opakování; neplatný kód položky potřebuje opravu. Uživatel má vidět, co neprošlo, proč a kdo to řeší.
Co otestovat s účetní před spuštěním
- Nový i existující zákazník a oprava jeho údajů.
- Doklad s více položkami, měnou a dohodnutými pravidly zaokrouhlení.
- Záloha, částečná úhrada, oprava nebo zrušení podle používaného postupu.
- Dvojí odeslání stejného požadavku a výpadek uprostřed přenosu.
- Chybějící povinný údaj a položka, kterou cílový systém nezná.
- Kontrola počtů, celkových částek a vazeb po přenosu zkušební dávky.
Kdy stačí export a kdy se vyplatí automatizace
Při malém počtu dokladů může být dostačující kontrolovaný export a import. Automatické napojení má smysl posuzovat podle četnosti práce, chybovosti a potřeby aktuálního stavu, ne pouze podle počtu dostupných funkcí.
Do porovnání zahrňte přípravu dat, realizaci, licence, dohled a úpravy po aktualizaci účetního programu. Na stránce integrace systémů navazujeme návrhem konkrétního toku; pokud teprve vybíráte CRM, začněte praktickou zkouškou výběru.